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Kein automatischer Verfall von Urlaub bei fehlender Mitwirkung durch den Arbeitgeber

Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) mit Entscheidungen zum Urlaubsrecht für Aufsehen gesorgt. Besonders wichtig für die Praxis ist die Entscheidung des EuGH, dass Urlaub nicht automatisch zum Jahresende oder zum Ende des Übertragungszeitraum verfällt. Die Vorgaben des EuGH hierzu wurden direkt im Anschluss vom Bundesarbeitsgericht (BAG) in seiner Entscheidung vom 19.02.2019 – 9 AZR 541/15 umgesetzt. Soll der Urlaub zum Jahresende verfallen, haben Arbeitgeber nun die Initiativlast und müssen ihren Arbeitnehmern einen konkreten Hinweis erteilen, welcher so rechtzeitig im Kalenderjahr (z.B. am Ende des 2. Quartals) zu erfolgen hat, dass der Mitarbeiter noch die Möglichkeit hat, seinen Urlaub in Anspruch zu nehmen.

Achtung:  Wird Urlaub in das neue Kalenderjahr übertragen, muss unbedingt ein erneuter Hinweis erfolgen. Dieser muss von der Mitteilung über den aktuellen Kalenderjahresurlaub wegen den unterschiedlichen Verfallfristen der verschiedenen Urlaubsansprüche getrennt werden und sollte so rechtzeitig erteilt werden, dass der Resturlaub des Vorjahres noch bis zum Ende des Übertragungszeitraums (dies ist regelmäßig der 31.03.) genommen werden kann.  Unterbleibt dieser Hinweis, wird der Resturlaubsanspruch zum Urlaub des neuen Kalenderjahres addiert – und zwar so lange, bis der Arbeitgeber die Information nachholt!

Der Hinweis, welcher künftig einmal zu Beginn des Jahres in Bezug auf den Resturlaub des Vorjahres und einmal Mitte des Jahres in Bezug auf den laufenden Urlaubsanspruch erfolgen sollte, soll nach den Vorgaben der Rechtsprechung folgendes enthalten:

  • Anzahl der Urlaubstage, die dem Mitarbeiter im Kalenderjahr bzw. im Übertragungszeitraum zustehen
  • Aufforderung, den Jahresurlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er innerhalb des laufenden Urlaubsjahres genommen werden kann
  • Belehrung über die Konsequenzen (Verfall mit Ablauf des Kalenderjahres oder im Falle der Übertragung mit Ablauf des Übertragungszeitraums)

Insbesondere die individuelle Mitteilung der konkreten Anzahl der Urlaubstage für jeden einzelnen Mitarbeiter wird in größeren Unternehmen zu einem beachtlichen Arbeitsaufwand führen und ist schlicht nicht praktikabel. Infolge des Fehlens konkreter gesetzlicher Vorgaben ist der Arbeitgeber grundsätzlich in der Auswahl der Mittel frei, derer er sich zur Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheiten bedient. Die Mittel müssen jedoch zweckentsprechend sein. Sie müssen geeignet sein, den Arbeitnehmer in die Lage zu versetzen, in Kenntnis aller relevanten Umstände frei darüber zu entscheiden, ob er seinen Urlaub in Anspruch nimmt. Um übermäßigen Aufwand durch individuelle Mitteilungen an die einzelnen Mitarbeiter zu vermeiden und dennoch die Hinweispflicht zu erfüllen, sollte nach unserer Auffassung mindestens jedoch einen Hinweis darauf, wo die Höhe des derzeit konkret bestehenden Urlaubsanspruchs eingesehen werden kann, an die Mitarbeiter erfolgen. Abstrakte Angaben etwa im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Kollektivvereinbarung werden den Anforderungen einer konkreten und transparenten Unterrichtung hingegen nach der Rechtsprechung nicht genügen.

Die Hinweispflichten sollten von Arbeitgebern unbedingt ernstgenommen werden, da nach Auffassung des BAG die Verjährungsvorschriften keine Anwendung finden, weswegen unter Umständen Urlaubsansprüche aus vielen Vorjahren noch geltend gemacht werden könnten. Der Arbeitgeber kann das uneingeschränkte Kumulieren von Urlaubsansprüchen aus mehreren Jahren nur dadurch wirksam vermeiden, dass er seine Mitwirkungsobliegenheiten für den Urlaub aus zurückliegenden Urlaubsjahren im aktuellen Urlaubsjahr nachholt. Nimmt der Mitarbeiter in einem solchen Fall den kumulierten Urlaubsanspruch im laufenden Urlaubsjahr nicht wahr, obwohl es ihm möglich gewesen wäre, verfällt der Urlaub am Ende des Kalenderjahres bzw. eines (zulässigen) Übertragungszeitraums. Hat der Arbeitgeber durch Erfüllung seiner Mitwirkungsobliegenheiten den Urlaubsanspruch an das Urlaubsjahr oder den Übertragungszeitraum gebunden und verlangt der Mitarbeiter dennoch keine Urlaubsgewährung, verfällt der Anspruch nach Maßgabe von § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG mit Ablauf des Urlaubsjahres oder mit Ablauf des Übertragungszeitraums.

Bislang ist nicht vom BAG entschieden worden, was mit Urlaubsansprüchen langzeitkranker Mitarbeiter geschieht. Das LAG Hamm hat sich bereits mit der Frage auseinandergesetzt und sieht keine Hinweispflicht des Arbeitgebers, da die Wirkung der Belehrung nicht eintreten kann, wenn es dem Arbeitgeber nicht möglich ist, den Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, tatsächlich den Urlaub anzutreten. Sobald der Mitarbeiter wieder gesund ist, ist er jedoch zu belehren, so das LAG Hamm. Es ist daher zu empfehlen, den langzeiterkrankten Mitarbeiter unverzüglich nach Wiederherstellung seiner Arbeitsfähigkeit individuell zu informieren und den erteilten Hinweis zu dokumentieren.

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