Viele Kanzleien. Ein starkes Netzwerk.

DIRO Corporate Administration Hub

DIRO Business
DIRO Corporate Adminstration Hub
Rechtssicheres Beteiligungsmanagement für Unternehmen

Die smarte Lösung für rechtssicheres Beteiligungsmanagement in mittelständischen Konzernen. Standardisiert. Zentralisiert. Auf Wunsch auch digitalisiert. Europaweit und immer auch in deutscher Sprache.

Beteiligungmanagement: Zu wichtig, um es selbst zu machen

Ob Hauptversammlung, Wechsel in Geschäftsleitung oder Aufsichtsrat, Satzungsveränderungoder wichtige Vertragsgestaltung: Die Durchführung wesentlicher gesellschaftsrechtlicher Vorgänge in mittelständischen Konzernen gestaltet sich komplexund erfordert inhaltliche und formale Präzision, um rechtssicher zu agieren und die Interessenlage des Konzerns zu wahren.Obwohl viele Vorgänge sich regelmäßig wiederholen, verursachen sie in vielen Unternehmenjedes Mal ein beträchtliches Maß an personellem und damit auch finanziellemAufwand. Als international tätiges Wirtschaftskanzleinetzwerk für den Mittelstand möchte DIRO Business hier mit einer europaweit standardisierten Lösung Abhilfe schaffen.

Alltägliche Praxis:

Ineffizientes Do it yourself

Die mit den Aufgaben betrauten internen Sachbearbeiter, nicht selten sogar die Chefs selbst, wenden in der Regel viel Zeit auf, um die erforderlichen Unterlagen und Informationen aus unterschiedlichen Quellen abzufordern. Oft werden dabei die Rechtsabteilung und das Management der Konzernmutter mit heterogenen Informationen konfrontiert, die von Land zu Land anders aufgestellt und präsentiert werden. So entstehen unübersichtliche Sachlagen und ein entsprechender Bedarf an Klärung und strukturierter Aufbereitung.

Die Schwächen von In-House-Lösungen:

  • hoher koordinativer und zeitlicher Aufwand
  • formale Uneinheitlichkeit der Unterlagen
  • inhaltliche Heterogenität
  • zusätzlicher Klärungs- und Aufbereitungsbedarf

Die klassischen Alternativen: Kostspielig und auf Streitfälle nicht vorbereitet

Manche Unternehmen behelfen sich damit, die Arbeit an Steuerberatungen oder Kanzleien in den jeweiligen Ländern abzugeben, was je nach Konzerngröße einen entsprechenden koordinativen Aufwand bedeutet. Neben den nicht immer planbaren Kosten ist damit auch noch ein grundsätzlicher Nachteil verbunden: Die Vorbereitung auf Streitsituationen, wie sie etwa bei Wechseln in der Geschäftsführung oder bei Hauptversammlungen auftreten können, erfordert Kompetenzen, die außerhalb des Leistungsbereichs von Steuerberatern liegen und auch nicht zwangsläufig von jeder Kanzlei abgedeckt werden.

Weitere Alternativen stellen große internationale Steuerberatungsgesellschaftendar – verbunden mit einem gewissen Kostenniveau und einer möglichen, aber nichtoriginären Kompetenz in der Begleitung von Streitfällen. Auch die Wahl einer Softwarelösung kommt aufgrund ihres hohen Preises nur selten in Betracht.

Die Schwächen von externen Lösungen:

  • koordinativer Aufwand mit Steuerberatungen und Kanzleien
  • eingeschränkte juristische Kompetenz bei Streitfällen
  • schwer überschaubare Kosten
  • Softwarelösungen mit hohem Investitionsbedarf

Die smarte Lösung: Kompetenz aus einer Hand zum Pauschalpreis

Mit dem Corporate Administration Hub bietet DIRO Business eine zentralisierte und standardisierte Lösung zur effizienten Bearbeitung und Durchführung wiederkehrender Vorgänge in der Konzernverwaltung. Abgestimmt auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen beinhaltet die Lösung Leistungspakete zu Pauschalpreisen sowie zusätzliche bei Bedarf hinzubuchbare Leistungen.

Ein Anwalt der für die Konzernmutter tätigen DIRO Business Kanzlei fungiert dabei als Schnittstelle und koordinierender Ansprechpartner. Er stellt eine persönliche Beratung zu jedem gewünschten Vorgang sicher. Je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens besteht darüber hinaus die Möglichkeit, über eine digitale Corporate Akte einen jederzeitigen direkten Zugriff auf alle gewünschten Informationen zu erhalten.

Die zentralen Vorteile im Überblick:

  • Einheitlich : europaweite standardisierte Bearbeitung von typischen Vorgängen im gesellschaftsrechtlichen Bereich
  • Klar : präzise Vorgaben zu den erforderlichen Informationen und Dokumenten
  • Übersichtlich : standardisierte Berichterstattung und homogene zugehörige Dokumentation
  • Verständlich : Kommunikation in deutscher und/oder englischer Sprache
  • Transparent : kontrolliertes Budget mit klaren Preisangaben
  • Rechtssicher : Vermeidung juristischer Fallstricke, Wahrung der Rechtssicherheitund der Konzerninteressen
  • Persönlich : Beratung aus EINER Hand – EIN koordinierender Ansprechpartner für den Mandanten, persönliche landesspezifische (und deutschsprachige) Beratung möglich
  • Digitalisierbar : Das Digitale Corporate Administration Hub vereint die Vorteile einer perfekt gepflegten Datenlage mit einem komfortablen und jederzeitigen Online-Zugriff

Maßgeschneiderte Leistung: Effizienz und Sicherheit bei jedem Vorgang

Die typischen Leistungen des Corporate Administration Hub liegen in folgenden Bereichen:

  • Hauptversammlungen : Vorbereitung, Assistenz, Dokumentation, Veröffentlichungen (entsprechendes, wenn statt Hauptversammlungen Gesellschafterbeschlüsse ausreichen)
  • Geschäftsleitung und Kontrollorgane: Ernennung, Abberufung, fallserforderlich Wahlen, Dokumentation, Veröffentlichungen
  • Satzungsveränderungen: Kapitalerhöhungen oder -reduzierungen,Veränderungen der Gesellschaftsform, Verlegung des Gesellschaftssitzes etc.
  • Weitere Vorgänge: Begleitung bei Veräußerungen, Bildung neuerNiederlassungen, Verträge zwischen Gesellschaftern etc.

Transparenz in jedem Posten: Pauschalpreis, inkludierte Leistungen und Zusatzleistungen

Soweit es möglich ist, bieten wir unsere Leistungen zu Pauschalsätzen an. Im Besonderen gilt dies für alle klassischen und standardisierbaren Vorgänge sowie für Aufträge mittlerer Komplexität. Angelegenheiten, die darüber hinausgehen, könnenim Rahmen des Corporate Administration Hub einzeln hinzugebucht werden.

Die smarte Online-Lösung:

Unser digitales Corporate Administration Hub

Den Komfort einer zentralisierten Lösung, in der alle erforderlichen Informationen griffbereit verfügbar sind, bietet das Corporate Administration Hub auf Wunsch auch online. Je nach benötigtem Leistungsumfang stehen folgende Optionen bereit:

Lexwise: systematische Darstellung aller gesellschaftsrechtlich relevanten Beziehungen und Daten innerhalb einer Gruppe auf einen Blick.

DIRO Cloud: internationale einheitliche Struktur, die eine umfassende Übersicht über die gesellschaftsrechtliche Situation auf Konzernebene und aller Tochtergesellschaften

LEXWISE

Mit dieser Eigenentwicklung schafft DIRO eine umfangreiche und extrem leistungsfähige Lösung, die auch die Historie des Unternehmens mit abbildet. Lexwise bietet Unternehmen eine systematische Darstellung aller gesellschaftsrechtlich relevanten Beziehungen und Daten innerhalb der Gesellschaften und Organe einer Gruppe auf einen Blick.

Sämtliche gesellschaftsrechtlichen Unterlagen und sonstige relevante Dokumente sind strukturiert abgelegt und so verknüpft, dass sowohl die Kanzleien als auch die Unternehmen mit einer einfachen Suchfunktion umgehend und jederzeit auf alle, stets aktualisierten, Daten und Unterlagen zugreifen können. Die bidirektionale Suche sorgt dabei für höchsten Komfort: Ausgehend von einer Gesellschaft können alle Details und Unterlagen der verbundenen Personen eingesehen werden – ausgehend von einem konkreten Gesellschafter/Aktionär oder Bevollmächtigten kann ebenso eruiert werden, in welchen Gesellschaften er diese oder andere Funktionen innehat.

Zudem ermöglicht die Bereitstellung der aufgearbeiteten Daten zahlreiche Filterfunktionen,die es insbesondere dem Unternehmen ermöglicht, historische Daten zu vergleichen und relevante Informationen jederzeit, auf Knopfdruck, in Excel-Dokumente zu exportieren, etwa für interne Reportings (z.B. eine Liste aller Aktionäre,Geschäftsführer oder Bevollmächtigte der vergangenen 10 Jahre mit deren Gültigkeitsdauer).

Die Datenaufbereitung und Speicherung der Unterlagen wird von den Anwälten der DIRO Business Kanzleien durchgeführt. Zugangsberechtigungen können individuell angepasst werden, so dass z.B. ein Geschäftsführer auf sämtliche Unternehmender Gruppe, ein Direktor nur auf ein Unternehmen oder ein Bevollmächtigter nur auf seine Daten und Urkunden zugreifen kann.

DIRO CLOUD

In Abstimmung mit dem Mandanten ermöglicht diese Datenbanklösung die Anlage einer international einheitlichen Struktur, die eine umfassende Übersicht über die gesellschaftsrechtliche Situation auf Konzernebene und aller Tochtergesellschaften bietet. Die Bereitstellung des Cloud-Verzeichnisses schließt ein umfangreiches Berechtigungskonzept für die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung mit ein. Wir bieten diese schnell einsatzfähige Lösung, die höchsten datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt, in Zusammenarbeit mit dem führenden Anbieter Nextcloud an.

Die Grundstruktur des Digital Corporate Administration Hub:

  • Basics: Eckdaten wie Gesellschaftsform, Stammkapital, Geschäftsjahr, Besonderheiten Satzung
  • Dokumentation zur Geschäftsleitung: Ernennung und ggf. Verträge Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsratsmitglieder und andere Gremienmitglieder
  • Dokumentation der Hauptversammlungen oder Gesellschafterbeschlüsse: Protokolle der Hauptversammlungen / Gesellschafterbeschlüsse
  • Agenda: Nennung / Timing der nächsten erforderlichen Maßnahmen für einen zu definierenden Zeitraum (z.B. Zeitpunkt der nächsten Hauptversammlung /erforderlichen Wiederwahl von Aufsichtsratsmitgliedern / erforderlichen Neuverhandlung von Vorstandsverträgen)
  • Anlagen: Satzung, Bilanzen, Verträge mit gesellschaftsrechtlicher Relevanz

Anwendungsfälle

Fallbeispiel „Hauptversammlung Standard“

Ein in Nordrhein-Westfalen ansässiges Unternehmen besitzt Beteiligungen im Ausland (Italien, Spanien, Portugal, Frankreich). Als Mandant einer DIRO Business-Kanzlei in Aachen beauftragt der Geschäftsführer die Vorbereitung und Durchführung von Hauptversammlungen sowie deren einheitliche Berichterstattung. Im Rahmen des Corporate Administration Hubs steht ihm dabei ein Anwaltals zentraler Ansprechpartner zur Verfügung.

Der für den Mandant zuständige Anwalt vereinbart mit dem Unternehmen einen Festpreis pro Beteiligung / Land / Dienstleistung und submandatiert daraufhin DIRO Business Kanzleien in den betreffenden Ländern mit der Aufgabe der standardisierten Datenerfassung sowie deren Überführung in einheitliche Reportings.

Nach Zusammenstellung der Informationen und der Dokumentation zur Vorbereitung der Hauptversammlung übernimmt die Kanzlei in Aachen wie vereinbart das Erstellen der Ladung, das Verfassen der Berichte von Geschäftsleitungund Kontrollorganen sowie die Vorbereitung der Beschlussvorlagen.

Im Anschluss an die Protokollierung und Durchführung aller Formalitäten nach der Hauptversammlung liegen sämtliche Dokumente zentral und digital abrufbar für den Mandanten in der Kanzlei vor.

Fallbeispiel „Hauptversammlung Digital“

Ein in Hamburg ansässiges Unternehmen besitzt eine polnische Tochtergesellschaft und möchte deren Hauptversammlung planmäßig am 20. Juni durchführen. Im Rahmen des Digitalen Corporate Administration Hubs übernimmt die polnische DIRO Business Kanzlei die Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung sowie deren Berichterstattung.

Nach der HV hinterlegt der polnische Anwalt das Protokoll direkt in der Datenbank. Dort ist es gemäß länderspezifischem Berechtigungskonzept einsehbar, z.B. für den Mandanten (Zentrale wie Niederlassung) und für den Anwalt selbst.

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