DIRO Corporate Administration Hub

Ob Hauptversammlung, Wechsel in Geschäftsleitung oder Aufsichtsrat, Satzungsveränderung oder wichtige Vertragsgestaltung: Die Durchführung wesentlicher gesellschaftsrechtlicher Vorgänge in mittelständischen Konzernen gestaltet sich komplex und erfordert inhaltliche und formale Präzision, um rechtssicher zu agieren und die Interessenlage des Konzerns zu wahren. Obwohl viele Vorgänge sich regelmäßig wiederholen, verursachen sie in vielen Unternehmen jedes Mal ein beträchtliches Maß an personellem und damit auch finanziellem Aufwand. Als international tätiges Wirtschaftskanzleinetzwerk für den Mittelstand möchte DIRO Business hier mit einer europaweit standardisierten Lösung Abhilfe schaffen.

Die Schwächen von In-House-Lösungen:

• hoher koordinativer und zeitlicher Aufwand
• formale Uneinheitlichkeit der Unterlagen
• inhaltliche Heterogenität
• zusätzlicher Klärungs- und Aufbereitungsbedarf

Manche Unternehmen behelfen sich damit, die Arbeit an Steuerberatungen oder Kanzleien in den jeweiligen Ländern abzugeben, was je nach Konzerngröße einen entsprechenden koordinativen Aufwand bedeutet. Neben den nicht immer planbaren Kosten ist damit auch noch ein grundsätzlicher Nachteil verbunden: Die Vorbereitung auf Streitsituationen, wie sie etwa bei Wechseln in der Geschäftsführung oder bei Hauptversammlungen auftreten können, erfordert Kompetenzen, die außerhalb des Leistungsbereichs von Steuerberatern liegen und auch nicht zwangsläufig von jeder Kanzlei abgedeckt werden.

Weitere Alternativen stellen große internationale Steuerberatungsgesellschaften dar – verbunden mit einem gewissen Kostenniveau und einer möglichen, aber nichtoriginären Kompetenz in der Begleitung von Streitfällen. Auch die Wahl einer Softwarelösung kommt aufgrund ihres hohen Preises nur selten in Betracht.

Die Schwächen von externen Lösungen:

• koordinativer Aufwand mit Steuerberatungen und Kanzleien
• eingeschränkte juristische Kompetenz bei Streitfällen
• schwer überschaubare Kosten
• Softwarelösungen mit hohem Investitionsbedarf

Mit dem Corporate Administration Hub bietet DIRO Business eine zentralisierte und standardisierte Lösung zur effizienten Bearbeitung und Durchführung wiederkehrender Vorgänge in der Konzernverwaltung. Abgestimmt auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen beinhaltet die Lösung Leistungspakete zu Pauschalpreisen sowie zusätzliche bei Bedarf hinzubuchbare Leistungen.

Ein Anwalt der für die Konzernmutter tätigen DIRO Business Kanzlei fungiert dabei als Schnittstelle und koordinierender Ansprechpartner. Er stellt eine persönliche Beratung zu jedem gewünschten Vorgang sicher. Je nach Digitalisierungsgrad des Unternehmens besteht darüber hinaus die Möglichkeit, über eine digitale Corporate Akte einen jederzeitigen direkten Zugriff auf alle gewünschten Informationen zu erhalten.

Die zentralen Vorteile im Überblick:

• Einheitlich : europaweite standardisierte Bearbeitung von typischen Vorgängen im gesellschaftsrechtlichen Bereich
• Klar : präzise Vorgaben zu den erforderlichen Informationen und Dokumenten
• Übersichtlich : standardisierte Berichterstattung und homogene zugehörige Dokumentation
• Verständlich : Kommunikation in deutscher und/oder englischer Sprache
• Transparent : kontrolliertes Budget mit klaren Preisangaben
• Rechtssicher : Vermeidung juristischer Fallstricke, Wahrung der Rechtssicherheit und der Konzerninteressen
• Persönlich : Beratung aus EINER Hand – EIN koordinierender Ansprechpartner für den Mandanten, persönliche landesspezifische (und deutschsprachige) Beratung möglich
• Digitalisierbar : Das Digitale Corporate Administration Hub vereint die Vorteile einer perfekt gepflegten Datenlage mit einem komfortablen und jederzeitigen Online-Zugriff

Die typischen Leistungen des Corporate Administration Hub liegen in folgenden Bereichen:

• Hauptversammlungen : Vorbereitung, Assistenz, Dokumentation, Veröffentlichungen (entsprechendes, wenn statt Hauptversammlungen Gesellschafterbeschlüsse ausreichen)
• Geschäftsleitung und Kontrollorgane: Ernennung, Abberufung, falls erforderlich Wahlen, Dokumentation, Veröffentlichungen
• Satzungsveränderungen: Kapitalerhöhungen oder -reduzierungen, Veränderungen der Gesellschaftsform, Verlegung des Gesellschaftssitzes etc.
• Weitere Vorgänge: Begleitung bei Veräußerungen, Bildung neuer Niederlassungen, Verträge zwischen Gesellschaftern etc.

Soweit es möglich ist, bieten wir unsere Leistungen zu Pauschalsätzen an. Im Besonderen gilt dies für alle klassischen und standardisierbaren Vorgänge sowie für Aufträge mittlerer Komplexität. Angelegenheiten, die darüber hinausgehen, können im Rahmen des Corporate Administration Hub einzeln hinzugebucht werden.

LEXWISE

Mit dieser Eigenentwicklung schafft DIRO eine umfangreiche und extrem leistungsfähige Lösung, die auch die Historie des Unternehmens mit abbildet. Lexwise bietet Unternehmen eine systematische Darstellung aller gesellschaftsrechtlich relevanten Beziehungen und Daten innerhalb der Gesellschaften und Organe einer Gruppe auf einen Blick.

Sämtliche gesellschaftsrechtlichen Unterlagen und sonstige relevante Dokumente sind strukturiert abgelegt und so verknüpft, dass sowohl die Kanzleien als auch die Unternehmen mit einer einfachen Suchfunktion umgehend und jederzeit auf alle, stets aktualisierten, Daten und Unterlagen zugreifen können. Die bidirektionale Suche sorgt dabei für höchsten Komfort: Ausgehend von einer Gesellschaft können alle Details und Unterlagen der verbundenen Personen eingesehen werden – ausgehend von einem konkreten Gesellschafter/Aktionär oder Bevollmächtigten kann ebenso eruiert werden, in welchen Gesellschaften er diese oder andere Funktionen innehat.

Zudem ermöglicht die Bereitstellung der aufgearbeiteten Daten zahlreiche Filterfunktionen, die es insbesondere dem Unternehmen ermöglicht, historische Daten zu vergleichen und relevante Informationen jederzeit, auf Knopfdruck, in Excel-Dokumente zu exportieren, etwa für interne Reportings (z.B. eine Liste aller Aktionäre, Geschäftsführer oder Bevollmächtigte der vergangenen 10 Jahre mit deren Gültigkeitsdauer).

Die Datenaufbereitung und Speicherung der Unterlagen wird von den Anwälten der DIRO Business Kanzleien durchgeführt. Zugangsberechtigungen können individuell angepasst werden, so dass z.B. ein Geschäftsführer auf sämtliche Unternehmen der Gruppe, ein Direktor nur auf ein Unternehmen oder ein Bevollmächtigter nur auf seine Daten und Urkunden zugreifen kann.

In Abstimmung mit dem Mandanten ermöglicht diese Datenbanklösung die Anlage einer international einheitlichen Struktur, die eine umfassende Übersicht über die gesellschaftsrechtliche Situation auf Konzernebene und aller Tochtergesellschaften bietet. Die Bereitstellung des Cloud-Verzeichnisses schließt ein umfangreiches Berechtigungskonzept für die gemeinsame Datenablage und -bearbeitung mit ein. Wir bieten diese schnell einsatzfähige Lösung, die höchsten datenschutzrechtlichen Anforderungen genügt, in Zusammenarbeit mit dem führenden Anbieter Nextcloud an.

• Basics: Eckdaten wie Gesellschaftsform, Stammkapital, Geschäftsjahr, Besonderheiten Satzung
• Dokumentation zur Geschäftsleitung: Ernennung und ggf. Verträge Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsratsmitglieder und andere Gremienmitglieder
• Dokumentation der Hauptversammlungen oder Gesellschafterbeschlüsse: Protokolle der Hauptversammlungen / Gesellschafterbeschlüsse
• Agenda: Nennung / Timing der nächsten erforderlichen Maßnahmen für einen zu definierenden Zeitraum (z.B. Zeitpunkt der nächsten Hauptversammlung /erforderlichen Wiederwahl von Aufsichtsratsmitgliedern / erforderlichen Neuverhandlung von Vorstandsverträgen)
• Anlagen: Satzung, Bilanzen, Verträge mit gesellschaftsrechtlicher Relevanz

DIRO BUSINESS ist eine Dachmarke für selbstständige und wirtschaftlich unabhängige Kanzleien des DIRO Netzwerkes.