Elektronische Rechnungen: Finales Anwendungsschreiben veröffentlicht

Für nach 2024 ausgeführte Umsätze gilt die obligatorische elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern. Bereits im Juni 2024 hatte das Bundesfinanzministerium ein Anwendungsschreiben im Entwurf veröffentlicht und den Verbänden mit der Gelegenheit zur Stellungnahme übersandt. Nun liegt das finale Schreiben mit 18 Seiten vor.

Allgemeines und Übergangsregelungen 

Durch das Wachstumschancengesetz (BGBl I 2024, Nr. 108) wurden die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) für nach 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst. Kernpunkt der Neuregelung: Die obligatorische E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (inländische B2B-Umsätze).

Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sowie Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 EUR (§ 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Da die Umsetzung einige Zeit beanspruchen wird, sind nach den Vorgaben des § 27 UStG Übergangsregeln nutzbar: 

• Der allgemeine Übergangszeitraum beträgt zwei Jahre (Pflicht somit ab 2027). 
• Drei Jahre gelten für Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 EUR im Jahr 2026.

Merke : Hinsichtlich des Empfangs einer E-Rechnung gilt allerdings keine Übergangsregelung, er ist somit vom 1.1.2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten. Hierfür reicht es aus, wenn der Empfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. 

Dabei ist es nicht erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt. Die Beteiligten können abweichend hiervon auch andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren.

Ausgewählte Aspekte und Nachbesserungen zum Entwurf

Das Bundesfinanzministerium widmet sich sehr ausführlich der Frage nach den zulässigen Formaten. Generell gilt: E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. 

Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss vor allem gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. Die Verwendung von strukturierten Formaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist immer zulässig. 

Als Beispiele für zulässige nationale elektronische Rechnungsformate nennt das Bundesfinanzministerium Rechnungen nach dem Standard XRechnung und nach dem ZUGFeRD-Format ab der Version 2.0.1 (ausgenommen die Profile MINIMUM und BA-SIC-WL). 

Beachten Sie:  Auch europäische Formate sind zulässig, z. B. Factur-X (Frankreich).

Auf welches zulässige elektronische Rechnungsformat und welchen zulässigen Übermittlungsweg sich die Vertragsparteien einigen, ist zivilrechtlich zwischen ihnen zu klären. Für die Übermittlung von E-Rechnungen kommen z. B. der Versand per E-Mail (Achtung: Eine PDF ist keine E-Rechnung), die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal in Betracht.

Beachten Sie:  Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) begrüßt, dass das Schreiben keine unnötigen Beschränkungen der Übermittlungswege mehr enthält. So ist etwa die noch im Entwurfsschreiben vorgesehene Maßgabe, dass ein USB-Stick kein zulässiger Weg ist, entfallen.

Darüber hinaus hat der DStV insbesondere folgende Anpassungen ausdrücklich positiv hervorgehoben:

• Vor dem 1.1.2027 ausgestellte Dauerrechnungen in Papierform oder als PDF behalten ihre Gültigkeit. Sie müssen entgegen dem Entwurf erst als E-Rechnung ausgestellt werden, wenn sich die Rechnungsangaben ändern. 
• Bis zum Ablauf der Übergangsfristen zur Einführung der E-Rechnung können Unternehmer ihre Leistungen auch mit einer sonstigen Rechnung abrechnen (Papier, PDF- oder Worddatei). Muss diese Rechnung später korrigiert werden, kann dies in dem sonstigen Format erfolgen. Eine Pflicht zur Rechnungskorrektur mittels E-Rechnung besteht somit nur für Leistungen, die ohnehin mittels E-Rechnung abzurechnen sind.

Beachten Sie:  Nach dem BMF-Schreiben betrifft die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auch umsatzsteuerliche Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Durch das Jahressteuergesetz 2024 (Zustimmung des Bundesrats ist für den 22.11.2024 anvisiert) soll diese Verpflichtung aber aufgehoben werden. 

Quellen: BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Az. III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007; DStV, Mitteilung vom 16.10.2024: „Finales BMF-Schreiben zur E-Rechnung: auch DStV-Anregungen wurden umgesetzt“