Niederlande Komplett digitale Versammlungen: Das ändert sich (und warum Sie sich schon jetzt darauf vorbereiten sollten) (NLD)
Die Art und Weise, wie wir Versammlungen abhalten, verändert sich rasant. Während physische Zusammenkünfte lange Zeit die Norm waren, hat der Aufschwung digitaler Mittel neue Möglichkeiten eröffnet. In Kürze wird der (niederländische) Gesetzgeber einen wichtigen nächsten Schritt unternehmen: Es wird möglich sein, eine vollständig digitale Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung abzuhalten.
Was aber bedeutet das für Sie als Geschäftsführer oder Gesellschafter/Mitglied? Und wie können Sie schon jetzt klug darauf reagieren?
Ein großer Schritt: vom hybriden zum vollständig digitalen Format
Derzeit schreibt das Gesetz noch vor, dass eine Haupt- bzw. Gesellschafterversammlung immer (teilweise) in Präsenzform stattfinden muss. Eine hybride Form – teils in Präsenz, teils online – ist unter bestimmten Voraussetzungen bereits zulässig. Daran wird sich bald etwas ändern.
Das Gesetz wird geändert, wodurch Gesellschaften, Vereine und Genossenschaften die Möglichkeit erhalten, ihre Versammlung vollständig digital abzuhalten. Dies bedeutet, dass die Beschlussfassung schneller und praktischer gestaltet werden kann.
Voraussetzungen
Um digitale Versammlungen abhalten zu können, stellt der Gesetzgeber eine Reihe von Anforderungen:
- Der Teilnehmer muss identifiziert werden können;
- Das Stimmrecht muss direkt ausgeübt werden können; und
- Der Teilnehmer muss über ein bidirektionales audiovisuelles Kommunikationsmittel direkt reagieren, Fragen stellen und den Inhalt zur Kenntnis nehmen können.
Das bedeutet also, dass sowohl Bild als auch Ton vorgeschrieben sind. Die Versammlung muss eine möglichst originalgetreue Nachbildung einer physischen Versammlung sein.
Weitere Bedingungen (die von der juristischen Person festzulegen sind) können in die Satzung aufgenommen oder bei der Einberufung bekannt gegeben werden.
Einfach so oder sind Änderungen notwendig?
Der Gesetzgeber hat zwischen Gesellschaften (Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung) und Vereinen/Genossenschaften unterschieden.
Vereine
Wenn die Satzung eines Vereins eine digitale Versammlung (eindeutig) nicht ausschließt, kann die Versammlung digital abgehalten werden. Mit anderen Worten: Wird die Satzung in diesem Punkt nicht geändert, kann der Verein Versammlungen digital abhalten.
Gesellschaften/Genossenschaften
Anders als bei einem Verein muss die Satzung einer Gesellschaft oder Genossenschaft diese Möglichkeit ausdrücklich vorsehen. Wenn Sie also möchten, dass digitale Versammlungen zulässig sind, muss die Satzung in diesem Punkt geändert werden.
Inkrafttreten
Ab dem 1. Januar 2027 ist es möglich, Versammlungen digital abzuhalten. Das Gesetz tritt dann in Kraft.
Warum Sie schon jetzt Maßnahmen ergreifen sollten
Es ist ratsam, bereits jetzt Vorbereitungen zu treffen.
Denken Sie beispielsweise an:
- die Überprüfung Ihrer Satzung
- die Erwägung einer Satzungsänderung
- die Auswahl einer geeigneten digitalen Konferenzplattform (dies kann je nach Organisation unterschiedlich sein)
- das Einrichten von Abstimmungen und die Identifizierung der Teilnehmer
Unternehmen, die dies rechtzeitig regeln, können dann sofort von den neuen Möglichkeiten profitieren.
Ergebnis
Die Einführung vollständig digitaler Versammlungen bedeutet eine bedeutende Modernisierung des Rechts. Sie bietet mehr Flexibilität, erfordert aber auch eine sorgfältige Gestaltung.