BaFa Handreichung zur Ausgestaltung des Beschwerdeverfahrens Anforderungen des HinSchG und LkSG abdecken

Umsetzungsfristen

Das HinSchG wird voraussichtlich Anfang 2023 für Unternehmen ab 250 Mitarbeitern in Kraft treten und fordert die Einrichtung einer internen Meldestelle. Das LkSG schreibt als eines der Kernelemente der Sorgfaltspflichten eine Beschwerdestelle vor. Anwendungsbereich für das LkSG sind zunächst Unternehmen mit 3000 bzw. 1000 Mitarbeitern ab 2024. Großunternehmen delegieren jedoch Ihre Verantwortung an ihre Zulieferer und die EU plant zudem eine Verschärfung und Erweiterung des Anwendungsbereichs auf Unternehmen ab 500 bzw. sogar 250 Mitarbeitern, wenn diese Unternehmen in besonders gefährdeten Brachen (z.B. Textilwirtschaft) tätig sind.

Zielgruppen

Interne Meldestelle und Beschwerdestelle eint, dass über sie Risiken und Verstöße gemeldet werden sollen. Unterschiedlich ist die Zielgruppe. Das HinSchG zielt auf die Beschäftigen einschließlich überlassener ab. Es erlaubt jedoch auch die Öffnung der Meldestelle. Beim LkSG sollen interne UND externe Personen (z.B. Mitarbeiter unmittelbarer oder mittelbarer Zulieferer) Zugang zur Beschwerdestelle haben.

Sachlicher Anwendungsbereich

Der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG wird über den § 2 definiert und umfasst im aktuellen Regierungsentwurf straf- oder teilweise bußgeldbewehrte Verstöße, insbesondere soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib und Gesundheit gilt. Weiterhin umfasst der aktuelle Entwurf weitere nationale Vorschriften und Rechtsakte der Europäischen Union. Ebenfalls im § 2 definiert das LkSG die zu schützenden Rechtspositionen, die sich auf einzuhaltende Standards bei Menschenrechten, Arbeitsbedingungen und Umweltstandards beziehen. Da das LkSG sich nicht nur auf die Lieferanten, sondern auch den eigenen Geschäftsbetrieb bezieht, wird es praktisch auch zu Überschneidungen kommen z.B. bei Meldungen von Verstößen gegen den Arbeitsschutz.

Anforderungen

Während das HinSchG selbst die Prozesse, Qualifikationen und Fristen für die interne Meldestelle definiert wird der unbestimmtere Begriff der Beschwerdestelle seit Oktober diesen Jahres durch die Handreichung zum Beschwerdeverfahren der ausführenden Behörde konkretisiert. Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BaFa) hat bereits eine Handreichung zur Risikoanalyse nach dem LkSG verfasst und wird auch die Einhaltung überwachen. Diese ist hinsichtlich der Anforderungen meist weniger konkret, aber widerspricht dem HinSchG auch nicht. Betroffene Unternehmen müssen ihre praktische Auslegung in einer Verfahrungsordnung dokumentieren und für die relevanten Stakeholder zugänglich machen. Konkreter sind jedoch die Anforderungen eines möglichst niederschwelligen Angebots zur Abgabe von Meldungen (z.B. in Bezug auf unterschiedliche Meldekanäle und potentielle Sprachbarrieren) und der Bekanntheit des Beschwerdeverfahrens. Weiterhin ist eine regelmäßige Wirksamkeitsüberprüfung vorgesehen.

Lösungsmöglichkeit

Falls für ein Unternehmen nicht ausgeschlossen werden kann in den nächsten Jahren auch die Sorgfaltspflichten in der Lieferkette erfüllen zu müssen, empfiehlt es sich jetzt schon die Anforderungen zur Beschwerdestelle beim Einrichten der internen Meldestelle zu berücksichtigen. Hier entstehen nicht nur ressourcenschonende Synergieeffekte, sondern es dient auch der Vorbereitung auf die anderen Elemente der Sorgfaltspflichten. So können Risiken bereits vorzeitig aufgedeckt und Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.

Praktisch kann eine Verfahrensordnung für eine integrierte interne Beschwerdestelle erstellt werden. Darin sollte der sachliche Anwendungsbereich aus beiden Gesetzen konsolidiert werden. Um beides abzudecken, sollten die konkreteren Prozesse und Fristen des HinSchG verwendet werden. Um eine breite Erreichbarkeit zu gewährleisten, empfiehlt es sich, die Kommunikationskanäle zur Meldestelle einschließlich der Verfahrensordnung populär auf der Unternehmenswebseite zu platzieren.

Die mit der Meldestelle betrauten Mitarbeiter sollten in allgemeiner Compliance und Risiken in der Lieferkette geschult sein. Dies kann über die thematische Einteilung der betrauten Mitarbeiter oder die externe Vergabe z.B. an eine Rechtsanwaltskanzlei erfolgen. Mit der externen Vergabe kann auch die jeweilige Anforderung der Unabhängigkeit und Vertraulichkeit der Identität von Hinweisgebern gewährleistet werden. Bei vielen rechtlichen Dienstleistungen ist weiterhin ein mindestens jährliches Reporting für den Grundstein der Wirksamkeitsprüfung und kontinuierlichen Verbesserung inkludiert.