Whistleblower-Richtlinie Whistleblowing – Das Hinweisgeberschutzgesetz ist in Kraft getreten

Zum 02.07.2023 ist nun das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Der deutsche Gesetzgeber hat damit die sogenannte EU-Whistleblower-Richtlinie umgesetzt.

Das Gesetz regelt den Schutz von natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an die nach diesem Gesetz vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Bei diesen Personen, die der Gesetzgeber „hinweisgebende Personen“ nennt, kann es sich um Beschäftigte, Bewerber, Praktikanten, aber auch Leiharbeitnehmer, Auftragnehmer und Anteilseigner handeln.

Der sachliche Anwendungsbereich ist unter § 2 sehr weit gefasst: Das Gesetz gilt für die Meldung und Offenlegung von Informationen über Strafvorschriften, Verstöße, die bußgeldbewährt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient sowie sämtliche sonstigen denkbaren Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft.

Personen, die beabsichtigen, Informationen über einen Verstoß zu melden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle oder eine externe Meldestelle wenden.

Für welche Unternehmen gelten die Vorschriften?

Unternehmen mit in der Regel mindestens 250 Beschäftigten müssen die Vorgaben nach dem HinSchG spätestens zum 02.07.2023 umsetzen. Gleiches gilt für bestimmte Unternehmen in Branchen, die in § 12 Abs. 3 aufgelistet sind (insbesondere Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche). Für Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten sieht das Gesetz eine Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023 vor. Unternehmen mit unter 50 Beschäftigten müssen keine Meldestelle einrichten (s.u.), die Schutzvorschriften des HinSchG bei Meldung eines Verstoßes gelten aber für alle Unternehmen.

Was ist zu tun?

Kern des Gesetzes ist die Verpflichtung, eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle). Es besteht die Möglichkeit, einen Beschäftigten des Unternehmens mit dieser Aufgabe zu betrauen oder aber auch einen externen Dienstleister als interne Meldestelle zu beauftragen. Die beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie müssen über die notwendige Fachkunde verfügen. Wird ein Beschäftigter mit dieser Aufgabe betraut, ist er somit entsprechend zu schulen.

Hinweisgebende Personen müssen die Möglichkeit haben, die Meldung in mündlicher oder in Textform abzugeben. Auf Wunsch ist auch eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person zu ermöglichen. Wichtig dabei ist, dass die internen Meldekanäle so konzipiert sein müssen, dass die Identität der hinweisgebenden Person nur den zur Entgegennahme der Meldung sowie zur Ergreifung von Folgemaßnahmen zuständigen Personen bekannt wird. Anderen Personen muss der Zugriff auf den internen Meldekanal somit verwehrt sein. Es besteht jedoch keine Verpflichtung, die Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglicht.

Die interne Meldestelle hat innerhalb von 7 Tagen gegenüber dem Hinweisgeber zu bestätigen, dass seine Meldung eingegangen ist. Innerhalb von spätestens 3 Monaten muss eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen erfolgen. Als Folgemaßnahmen kann beispielsweise eine interne Untersuchung, aber auch die Abgabe an eine zuständige Behörde in Betracht kommen.

Alle eingehenden Meldungen müssen dokumentiert werden. Selbstverständlich sind dabei die datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten. Bei der Frage der Ausgestaltung von Meldekanälen und Meldeverfahren sind die Mitbestimmungsrechte eines ggf. bestehenden Betriebsrates zu beachten.

Unternehmen mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben.

Wie werden Hinweisgeber geschützt?

Hinweisgebende Personen sind nach dem Gesetz geschützt, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichende Gründe zu der Annahme hatten, dass die von ihnen gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen und die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes fallen bzw. die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall ist.

Bei Vorliegen dieser Voraussetzungen kann die hinweisgebende Person nicht für die Beschaffung von oder den Zugriff auf Informationen, die sie gemeldet oder offengelegt hat, rechtlich verantwortlich gemacht werden, sofern dies nicht als solches eine eigenständige Straftat darstellt. Sie verletzt damit auch keine Offenlegungsbeschränkungen.

Jegliche Repressalien gegenüber der hinweisgebenden Person sind verboten. Dies gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben.

Erleidet eine hinweisgebende Person eine Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit und macht sie geltend, diese Benachteiligungen in Folge einer Meldung oder Offenlegung nach diesem Gesetz erlitten zu haben, so sieht das Gesetz eine Beweislastumkehr zugunsten der geschützten Person vor. Dies bedeutet, dass die Person, die die hinweisgebende Person ggf. benachteiligt hat, beweisen muss, dass die Benachteiligung auf hinreichend gerechtfertigten Gründen basiert oder dass sie nicht auf der Meldung oder Offenlegung beruht.

Bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot hat die hinweisgebende Person Anspruch auf Schadenersatz.

Welche Konsequenzen drohen bei einem Verstoß?

Unternehmen, die eine interne Meldestelle nicht einrichten, droht eine Geldbuße bis zu 20.000,00 €. Diese Vorschrift findet jedoch erst ab dem 01. Dezember 2023 Anwendung.

Ein Bußgeld in Höhe von bis zu 50.000,00 € droht, wenn eine Meldung oder eine hiernach erforderliche Kommunikation behindert wird, wenn Repressalien ergriffen werden oder das Vertraulichkeitsgebot missachtet wird.

Diese Bußgelder können gegen die entsprechend verantwortlichen Personen verhängt werden. Gegen das Unternehmen selbst kann ggf. sogar eine Geldbuße von bis zu 500.000,00 € festgesetzt werden.

Fazit

Der Gesetzgeber hat Unternehmen mit dem neuen Hinweisgeberschutzgesetz eine Vielzahl organisatorischer Pflichten auferlegt.

Sollten Sie hierzu Fragen haben oder aber für die Einrichtung und Organisation der internen Meldestellen unsere Unterstützung wünschen, stehen wir Ihnen hierfür selbstverständlich gerne zur Verfügung.