UBO-Register Das niederländische Transparenzregister

Am 27. September 2020 trat das niederländische Transparenzregister in Kraft und seitdem sind Unternehmen verpflichtet, ihre Eigentümer oder die Personen, die die Kontrolle über das Unternehmen haben, in das niederländische Transparenzregister der Kamer van Koophandel, das sogenannte „UBO-register“, einzutragen. Organisationen, die vor der Einführung des Transparenzregisters bereits gegründet worden sind, erhalten von der Kamer van Koophandel die schriftliche Aufforderung, ihren wirtschaftlich Berechtigten einzutragen. Die Eintragung muss vor dem 27. März 2022 erfolgen. Bei neuen Entitäten ist die Angabe eines wirtschaftlich Berechtigten eine Bedingung für die erste Eintragung ins Handelsregister. 

Was ist ein wirtschaftlich Berechtigter?

Der wirtschaftlich Berechtigte einer Organisation, in den Niederlanden kurz „UBO“, ist der sogenannte „ultimate beneficial owner“. Der UBO ist die natürliche Person, die schlussendlich Eigentümer ist oder die die schlussendliche Verfügungsgewalt über eine Gesellschaft oder eine andere Entität hat. Als UBO sind Personen zu qualifizieren, wenn diese eine direkte oder indirekte Beteiligung von mehr als 25 % der Anteile, der Stimmrechte oder der wirtschaftlichen Beteiligung oder aber der tatsächlichen Verfügungsgewalt besitzen (und dadurch wirtschaftlich Berechtigte sind oder die Verfügungsgewalt haben).

Wenn keine natürliche Person als UBO zu qualifizieren ist, muss das in der Unternehmenshierarchie höhere Führungspersonal (die satzungsgemäße Geschäftsführung) als UBO eingetragen werden (sogenannte Pseudo-UBO), wobei sich aus der in dem Register vermerkten „Art“ der Beteiligung ableiten lässt, dass es sich um höheres Führungspersonal handelt. 

Weshalb ein UBO-Register?

Das UBO-Register ist aus der europäischen Gesetzgebung entstanden. Mit diesem Register will die Europäische Union vermeiden, dass das Finanzsystem für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung missbraucht wird. Das UBO-Register schafft Transparenz darüber, wer genau Organisationen leitet, die in den Niederlanden gegründet wurden. Durch die Transparenz des Registers können Personen und Organisationen besser informiert beschließen, mit wem sie Geschäftsbeziehungen eingehen. 

Für wen gilt die Eintragungspflicht?

Die UBO-Eintragungspflicht gilt für die folgenden Organisationen:

• nicht-börsennotierte Kapitalgesellschaften wie die  besloten vennootschap  oder die  naamloze vennootschap ;
• Stiftungen, Vereine (Vereine mit voller Rechtsfähigkeit und Vereine mit beschränkter Rechtsfähigkeit, aber mit einem Unternehmen), Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit und Genossenschaften
• Personengesellschaften wie eine  maatschap, vennootschap onder firma  und  commanditaire vennootschap  (vgl. Gesellschaft bürgerlichen Rechts, offene Handelsgesellschaft und Kommanditgesellschaft);
• Kirchen-/Glaubensgemeinschaften;
• Reedereien;
• Europäische Aktiengesellschaften (SE);
• Europäische Genossenschaften (SCE); und
• Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigungen (die ihren Sitz laut Satzung in den Niederlanden haben).

Die UBO-Eintragungspflicht gilt nicht für:

• Börsennotierte Gesellschaften (an einer offiziellen Börse) und ihre direkten oder indirekten 100%igen Tochtergesellschaften;
• Einzelunternehmen;
• Öffentlich-rechtliche juristische Personen;
• Wohnungseigentümergemeinschaften; und
• einige historische juristische Personen.

UBOs von ausländischen juristischen Personen werden nicht in das Register eingetragen. Dasselbe gilt für ausländische juristische Personen mit einer Haupt- oder Zweigniederlassung in den Niederlanden. Diese müssen sich an die Vorschriften in dem Land halten, in dem sie gegründet wurden.

Welche Daten sind (nicht) öffentlich zugänglich?

Ein Teil der Daten des UBOs wird öffentlich zugänglich. Dabei geht es um:

• Vor- und Nachname(n);
• Geburtsmonat und -jahr;
• Nationalität;
• Wohnsitzmitgliedstaat;
• Art und Umfang der wirtschaftlichen Beteiligung des UBOs nach der folgenden Spannweite, wenn es um prozentuale Anteile, Stimmrecht oder Beteiligungen geht: (i) mehr als 25 % bis 50 %, (ii) mehr als 50 % bis 75 % oder (iii) mehr als 75 %.

Die folgenden Daten sind nicht öffentlich zugänglich:

• Sozialversicherungsnummer („BSN“ = „ burgerservicenummer “) oder ausländische Steuer-Identifikationsnummer (FIN);
• Geburtstag, -land und -ort;
• Wohnanschrift;
• Kopie eines gültigen Identitätsbeweises;
• Kopie von Dokumenten, aus denen sich Art und Umfang der wirtschaftlichen Beteiligung ergeben (Diese dienen der Verifizierung und müssen verhindern, dass ein falscher UBO angegeben wird).

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im UBO-Register wird gemäß der niederländischen  Algemene Verordening Persoonsgegevens  (kurz: AVG; vgl. DSGVO) stattfinden. 

Wer darf das UBO-Register einsehen?

Als Ausgangspunkt gilt, dass ein Teil der Daten für jedermann zugänglich ist. In wenigen bestimmten Ausnahmefällen kann ein UBO die öffentliche Abschirmung der Daten beantragen. Dann werden Name, Geburtsmonat und -jahr, Wohnsitzstaat und Nationalität des UBO abgeschirmt, nicht jedoch die Art und der Umfang der von dem UBO gehaltenen Beteiligung. Die Abschirmung gilt nicht für zuständige Behörden, die  Financial Intelligence Unit  (FIU), Banken und andere Finanzunternehmen und Notare. Ein Antrag auf Abschirmung wird übrigens nur in bestimmten Ausnahmesituationen bewilligt. 

Die Abnehmer von UBO-Informationen der niederländischen  Kamer van Koophandel  werden registriert. Sie werden eine kostendeckende Gebühr für den Erhalt von Informationen aus dem UBO-Register zahlen müssen.  

Nichterfüllung von Verpflichtungen

Die Erstangabe des/der UBOs bei bereits eingetragenen juristischen Personen und anderen juristischen Entitäten muss spätestens am 27. März 2022 erfolgen (binnen 18 Monaten nach Inkrafttreten des Einführungsgesetzes). Juristische Personen und andere juristische Entitäten, die nach dem Datum des Inkrafttretens eingetragen werden, müssen ihre(n) UBO(s) sofort eintragen.

Eine ausgebliebene, fehlerhafte, unvollständige oder nicht rechtzeitige Eintragung wird nach dem  Wet op de economische delicten  (Wirtschaftsstrafgesetz) sanktioniert. Ein Verstoß gegen diese Verpflichtung stellt eine Wirtschaftsstraftat dar. Wenn die schriftliche Aufforderung nicht zu einer Eintragung führt, versendet die  Kamer van Koophandel  einmal ein Mahnschreiben (Die Kamer van Koophandel liefert dem Bureau Economische Handhaving (BEH) alle notwendigen Informationen über die Organisationen, von denen der UBO nach 1,5 Jahren noch nicht im Handelsregister eingetragen ist. Das BEH kann daraufhin noch ein Mahnschreiben versenden. Falls darauf nicht reagiert wird, kann das BEH Ermittlungen anstellen und nötigenfalls durchsetzend eingreifen. Das BEH kann Strafanzeigen erstellen, die der Staatsanwaltschaft für die strafrechtliche Verfolgung weitergeleitet werden. Außerdem kann das BEH im Rahmen der verwaltungsrechtlichen Durchsetzung ein Bußgeld und/oder Zwangsgeld verhängen).

Rückmeldepflicht

Verpflichtete im Sinne des niederländischen Gesetzes  Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme  (vgl. Geldwäschegesetz), worunter Anwälte und Notare, sind momentan verpflichtet, eine Mandantenüberprüfung vorzunehmen. Seit dem Moment des Inkrafttretens des UBO-Registers sind diese dazu verpflichtet, das UBO-Register einzusehen und einen Auszug aus dem UBO-Register anzufordern und in der Akte zu verwahren. Ein solcher Auszug entlässt einen Verpflichteten nicht aus der Verpflichtung, selbst eine Überprüfung des wirtschaftlich Berechtigten durchzuführen. Wenn man bei der Überprüfung zu dem Ergebnis kommt, dass es Unterschiede zwischen den Angaben aus dem UBO-Register zum wirtschaftlich Berechtigten und den Angaben in seiner Akte gibt, muss dies selbstständig bei der  Kamer van Koophandel  gemeldet werden (Die Geheimhaltungspflicht für Anwälte und Notare wurde für die Rückmeldepflicht als nicht anwendbar erklärt).